PRIVACYVERKLARING

1. Toelichting

Dorpsraad Maarheeze handelt overeenkomstig de wet. Op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens van leden, deelnemers, vrijwilligers en overige relaties is met ingang van 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing.

In het kort houdt dit het volgende in.

Een organisatie die persoonsgegevens registreert heeft de verplichting dat de gegevens alleen dienen voor de werking van de organisatie. De organisatie moet ook zorgen voor duidelijke verantwoordelijkheden rond de vastlegging binnen de organisatie. Iedereen van wie gegevens door een organisatie worden geregistreerd

- moet toestemming geven voor de registratie;

- kan inzage vragen naar de vastgelegde gegevens;

- kan vragen om aanpassing of verwijdering van de gegevens.

In deze privacyverklaring geven wij duidelijkheid over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe wij ervoor zorgen dat de veiligheid van de gegevens gewaarborgd blijft.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van organisaties of van overleden personen geen persoonsgegevens zijn. Wij treffen alle maatregelen die binnen onze mogelijkheden liggen en redelijkerwijs van ons verwacht mogen worden om uw gegevens te beschermen.

3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

- leden, gasten en toehoorders van de Dorpsraad.

- overige relaties, zoals personen bij gemeente, andere dorpsraden, etc.


4. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Het kunnen beschikken over persoonsgegevens is noodzakelijk voor een goede werking van de organisatie en met behulp van deze gegevens kunnen wij u op de juiste wijze voorzien van informatie, zoals agenda, vergaderstukken e.d.

5. Welke gegevens worden er van u opgeslagen?

De Dorpsraad gebruikt uw gegevens om goed te kunnen communiceren. Hiervoor is een beperkt aantal gegevens van u nodig. De Dorpsraad gebruikt alleen gegevens die u vrijwillig beschikbaar stelt.

Gegevens die worden gevraagd zijn:

- van de leden van de Dorpsraad: achternaam, tussenvoegsel, voornaam, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s) en e-mailadres.

- van toehoorders en gasten wordt uitsluitend de voor- en achternaam achternaam, tussenvoegsel, voornaam en emailadres genoteerd, alsmede de rol of functie die de persoon in de Dorpsraadvergadering heeft.

- incidenteel worden aanvullende gegevens over deskundigheid of vaardigheid genoteerd; er kan u gevraagd worden of u over deskundigheden of vaardigheden beschikt die van toepassing kunnen zijn binnen de Dorpsraad.

Ten overvloede wordt opgemerkt dat de Dorpsraad geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Over dat soort gegevens beschikt de Dorpsraad niet en deze zijn overigens niet nodig voor het doel van de Dorpsraad.


6. Multimedia

Naast data zoals adresgegevens kunnen persoonsgegevens ook in andere vorm verschijnen: foto’s en video’s met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene, geluidsopnamen waarin het stemgeluid van een betrokkene herkenbaar is, en teksten van de hand van de betrokkene.

Beeld- en geluidopnames en teksten zijn alleen bestemd voor het eigen archief van de Dorpsraad en worden beheerd door de secretaris. Indien enig materiaal gebruikt wordt ter publicatie buiten de Dorpsraad (folder, affiche, mailing, website, pers, radio, televisie of anderszins) is per geval toestemming van betrokkene vereist.

7. Wie legt de gegevens vast en wie mag deze gebruiken?

De gegevens worden vastgelegd door de secretaris. Overige toegang tot de persoonsgegevens blijft beperkt tot personen die een bestuurlijke rol bij de Dorpsraad hebben. Deze toegang wordt beperkt tot raadplegen van de gegevens.

De gegevens worden nimmer verstrekt aan derden.

Ten behoeve van de interne communicatie binnen de Dorpsraad verstrekt de secretaris periodiek aan de overige leden van de Dorpsraad een actuele ledenlijst met de volgende gegevens: achternaam, tussenvoegsel, voornaam, telefoonnummer(s) en e-mailadres. Het is de verplichting van de ontvanger ervoor te zorgen dat de lijst niet aan derden ter beschikking wordt gesteld.

8. Kan ik de gegevens inzien die van mij geregistreerd zijn?

U heeft altijd het recht te weten welke gegevens er van u zijn geregistreerd. Als u hierover informatie wenst, kunt u contact opnemen met de secretaris.

9. Kan ik gegevens van mij laten wijzigen in de administratie?

Wanneer u van mening bent dat er onjuiste gegevens van u zijn vastgelegd kunt u deze laten wijzigen. U neemt contact op met de secretaris en geeft aan om welke gegevens het gaat en verstrekt daarbij de juiste gegevens.

10. Hoe geven wij inhoud aan het recht om vergeten te worden?

Wanneer u uit de registratie van de Dorpsraad verwijderd wenst te worden neemt u schriftelijk contact op met de secretaris, email is voldoende, en geeft u aan dat u wenst verwijderd te worden. Het secretariaat besteedt er mede aandacht aan dat u ook uit mogelijke back-up bestanden verwijderd wordt. Na uitvoering van de verwijdering stelt de secretaris u op de hoogte van de verwijdering.

11. Waar worden gegevens van mij bewaard?

Al uw gegevens worden op één centrale plaats, in de administratie van de secretaris, bewaard. Het opslaan van gegevens op een plaats geeft de grootste garantie tegen misbruik van gegevens.

12. Inbreuk in verband met persoonsgegevens

Een datalek is elke inbreuk waarbij persoonsgegevens per ongeluk of op onrechtmatige wijze zijn vernietigd of verloren, gewijzigd, verstrekt of toegankelijk gemaakt zónder dat dit de bedoeling is van de Dorpsraad als organisatie. Eenieder die betrokken is bij verwerking van persoonsgegevens is verplicht om een datalek per ommegaande te melden bij het bestuur van de Dorpsraad.

In sommige gevallen is de secretaris verplicht een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkene(n).

Voor wat betreft de Dorpsraad zou deze situatie zich kunnen voordoen indien het persoonsgegevens betreft zoals genoemd in lid 6 van deze privacyverklaring. Het bestuur besluit over al dan niet melden.

Ingeval het persoonsgegevens betreft zoals genoemd in lid 5 van deze privacyverklaring is melding niet verplicht, wat niet wegneemt dat betrokkene(n) geïnformeerd zouden kunnen worden, naar oordeel van het bestuur.